Azerbaycan’da sözleşme ve başvuruları ofise gitmeden imzalamak artık bir istisna değil, günlük bir uygulamadır. Bunun hukuki dayanağı “Elektronik İmza ve Elektronik Belge Hakkında” Kanun’dur. Bu makalede temel kuralları ve pratik noktaları sade bir dille açıklıyoruz.
Elektronik imza ne zaman ıslak imzaya eşdeğerdir?
Kanuna göre, geçerli bir güçlendirilmiş (nitelikli) sertifikaya dayanan elektronik imza, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Sertifikada imza sahibinin yetkisi belirtildiğinde bu imza, mühürlü imzaya da eşdeğer kabul edilir. Elektronik imza ile imzalanmış elektronik belge ise yazılı şekil şartını karşılar.
Kısacası: doğru sertifikayla atılan elektronik imza, kâğıt üzerindeki imza kadar güvenilirdir.
Hangi belgeler istisnadır?
Noter onayı veya devlet tescili gerektiren belgeler bu kuralın istisnasıdır. Bu tür durumlarda elektronik imza tek başına yeterli değildir ve kanunla belirlenen prosedür ayrıca yerine getirilir. Bu nedenle bir sözleşme şablonu seçilirken önce noter onayı gerektirip gerektirmediği kontrol edilmelidir.
Uygulamada hangi araçlar kullanılıyor?
- ASAN İmza: mobil numaraya bağlı güçlendirilmiş elektronik imza.
- SİMA İmza: yüz tanıma ve PIN ile onaylanan bulut tabanlı imza; QR kod veya mobil uygulama aracılığıyla çalışır.
- Her iki durumda da imzalanmış PDF belgesinin geçerliliği imza paneli üzerinden doğrulanabilir.
İşletmeler için pratik öneriler
- İmzalamadan önce belgenin son sürüm olduğundan emin olun: sürüm geçmişi tutun.
- Tarafların imza yetkisini kontrol edin: müdür, vekâletnameyle hareket eden temsilci vb.
- İmzalanmış belgeleri değiştirilemeyen bir arşivde saklayın.
- Noter onayı gerektiren belgeleri ayrıca işaretleyin.