في أذربيجان، لم يعد توقيع العقود والطلبات دون الحضور إلى المكتب استثناءً، بل أصبح ممارسة يومية. والأساس القانوني لذلك هو قانون «بشأن التوقيع الإلكتروني والمستند الإلكتروني». نشرح في هذا المقال القواعد الأساسية والجوانب العملية بلغة مبسطة.
متى يعادل التوقيع الإلكتروني التوقيعَ الخطي؟
وفقًا للقانون، يتمتع التوقيع الإلكتروني المستند إلى شهادة معزّزة (مؤهَّلة) سارية بالقوة القانونية ذاتها التي يتمتع بها التوقيع الخطي. وإذا حُدّدت في الشهادة صلاحيات الموقِّع، يُعدّ هذا التوقيع أيضًا معادلًا للتوقيع المقترن بالختم. أما المستند الإلكتروني الموقَّع بتوقيع إلكتروني فيستوفي شرط الشكل الكتابي.
باختصار: التوقيع الإلكتروني المُنشأ بالشهادة الصحيحة موثوق بقدر التوقيع على الورق.
ما المستندات المستثناة؟
تُستثنى من هذه القاعدة المستندات التي تتطلب توثيقًا لدى كاتب العدل أو تسجيلًا حكوميًا. ففي هذه الحالات لا يكفي التوقيع الإلكتروني وحده، ويُتّبع الإجراء المحدد قانونًا بصورة منفصلة. ولذلك ينبغي عند اختيار نموذج العقد التحقق أولًا مما إذا كان يتطلب توثيقًا لدى كاتب العدل.
ما الأدوات المستخدمة عمليًا؟
- ASAN Imza: توقيع إلكتروني معزّز مرتبط برقم الهاتف المحمول.
- SIMA Imza: توقيع سحابي يُؤكَّد بالتعرف على الوجه ورمز PIN؛ ويعمل عبر رمز QR أو تطبيق للهاتف المحمول.
- في كلتا الحالتين، يمكن التحقق من صحة ملف PDF الموقَّع عبر لوحة التوقيعات.
توصيات عملية للشركات
- قبل التوقيع، تأكد من أن المستند هو النسخة النهائية: احتفظ بسجل للإصدارات.
- تحقق من صلاحيات التوقيع لدى الأطراف: المدير، أو الممثل بموجب توكيل رسمي، وغير ذلك.
- احفظ المستندات الموقَّعة في أرشيف لا يمكن تعديله.
- حدّد بشكل منفصل المستندات التي تتطلب توثيقًا لدى كاتب العدل.